El expediente digital: qué tienes y de dónde salió

🎬 Video próximamente. Los documentos de tu proceso, de qué fuente vienen y por qué a veces falta uno.

Un proceso en NeoJurídico no es sólo una lista de actuaciones: es también el papel. Los autos, los traslados, los listados en los que se notificó cada cosa. Esta lección explica de dónde sale cada documento, qué hacemos con los que llegan en paquetes y por qué a veces aparece uno que parece de otro proceso.

Las cuatro fuentes, y por qué importan

Abre cualquier proceso y despliega "Fuentes consultadas para este proceso". Vas a ver hasta cuatro, cada una con su estado y la hora de la última consulta:

• Consulta Nacional de Procesos — el registro central. Es donde están las actuaciones.
• Documentos del expediente digital — el papel que el despacho sube al expediente electrónico.
• Estados electrónicos del despacho — el listado diario en el que el juzgado notifica.
• Expediente judicial electrónico — el expediente propiamente dicho, cuando el despacho lo publica.

Arriba del todo verás "Revisado hace X": es la última vez que alguna de las cuatro nos contestó.

Qué quiere decir cada estado

• "Consultada, sin actuaciones publicadas" — preguntamos y la fuente contestó que no hay nada. El proceso está tranquilo en esa fuente.
• "Consultando ahora" — la estamos mirando en este momento.
• "Pendiente de consultar" — todavía no le hemos preguntado.
• "Este despacho no publica en esta fuente" — ese juzgado no está en ese portal, y no va a estarlo. No es un fallo nuestro ni tuyo.

💡 La diferencia entre "consultada, sin actuaciones" y "pendiente de consultar" es la que evita el susto: la primera habla del proceso, la segunda habla de nosotros.

Qué hacemos con los paquetes

Los despachos casi nunca publican un documento suelto. Publican el día entero comprimido: un .zip, a veces un .rar o un .7z, con todo lo que notificaron esa jornada — que puede ser papel de cincuenta procesos distintos.

Nosotros los abrimos. Cada documento que sale de ahí se examina y se manda al proceso al que pertenece. Tú no descargas un comprimido con papel ajeno: recibes tus documentos, en tu expediente.

Cómo sabemos de quién es cada papel

Es la parte delicada, porque equivocarse tiene dos costos distintos y no simétricos: colarte el papel de otro es una fuga de información; tirarte el tuyo es dejarte sin una notificación. Así que miramos, en este orden:

1. El radicado en la cabecera del documento, que es donde el juzgado lo escribe.
2. El nombre del archivo, cuando lleva el radicado completo —con o sin separadores—.
3. El contenido, cuando el documento nombra varios radicados.

Y aplicamos una regla: generosos para absolver, estrictos para acusar. Que en tu documento no aparezca tu radicado no prueba que sea de otro; muchas providencias no lo repiten en el cuerpo. Ante la duda, el documento se queda contigo.

💡 Un documento que nombra muchos radicados no es una providencia: es un listado. Y un listado le pertenece a todos los procesos que enumera, así que llega a todos.

El papel ajeno que sí es de alguien

Cuando un documento resulta ser claramente de otro proceso, no lo tiramos: miramos si ese proceso es de otro cliente nuestro y se lo entregamos. Es papel que a esa persona le estaba faltando.

El listado, no sólo el auto

Cuando el despacho notifica por estado, hay dos papeles: el auto y el listado de estados donde ese auto se publicó. Traemos los dos. El listado es el que prueba la fecha de notificación, y es el que necesitas para contar términos.

El sumario y el índice

• El sumario del expediente te da la foto de lo que hay, sin abrir uno por uno.
• El índice de contenido es lo que nos permite encontrar un documento por lo que dice, no sólo por su nombre.

Documentos repetidos: por qué ya no los verás

La misma planilla de estados puede venir declarada por diez actuaciones distintas del mismo día. Antes eso significaba diez copias del mismo archivo. Ahora se compara por contenido, no por nombre: si el papel es idéntico, es uno solo, aunque llegue por diez caminos.

Solución de problemas

• "Falta un documento que sé que existe." Mira primero el estado de las fuentes en ese proceso. Si la fuente que lo publicaría dice "Este despacho no publica en esta fuente", ahí está la explicación. Si dice "Consultada, sin actuaciones publicadas", escríbenos con el radicado y la fecha.
• "Me apareció un documento que no es de mi proceso." Escríbenos con el radicado y cuál es. Preferimos un falso positivo a perderte una notificación, pero cada uno que nos reportes afina el criterio.
• "El documento no abre." Eso tiene su propia lección: "Documentos que no abren".
• "¿Puedo bajar todo el expediente de una vez?" Los documentos se descargan por actuación. Para mandarle a tu cliente la foto completa, usa el informe en PDF de "Comparte el estado de un proceso".