Reparte la cartera entre tu equipo

🎬 Video próximamente. Mientras tanto, esta guía te explica cómo repartir los procesos de tu firma.

En una firma no todos tienen que ver todo. La cartera es el conjunto de procesos de la firma, y NeoJurídico te deja controlar quién ve cada proceso y quién es responsable de él. Bien configurado, cada abogado abre la app y ve exactamente lo suyo, sin ruido.

Paso 1: Abre la pestaña Cartera

Desde Workspace / Administración (/app/workspace), entra a la pestaña Cartera. La ven el propietario y los administradores. Ahí está la lista de procesos de la firma con su visibilidad y sus responsables.

Paso 2: Define la visibilidad de cada proceso

Cada proceso tiene una de dos visibilidades:

• Todos los miembros — el proceso es visible para todo el equipo de la firma. Útil para casos que cualquiera puede necesitar consultar.
• Solo asignados — el proceso es visible únicamente para sus responsables. Úsalo para casos sensibles o para que cada abogado vea solo su bloque.

💡 Empieza restringido si manejas casos sensibles. Es más fácil abrir un proceso a todo el equipo después que darte cuenta de que todos vieron algo que no debían.

Paso 3: Asigna responsables

A cada proceso le asignas uno o varios responsables (los miembros que lo llevan). La asignación cumple dos funciones:

1. Con visibilidad Solo asignados, define quién lo ve.
2. Alimenta las preferencias de notificación por miembro (paso 5).

Cuando un abogado deja el equipo, reasignas sus procesos a otro responsable desde aquí — los procesos se quedan en la firma, solo cambia quién los lleva.

Paso 4: Entiende los cupos (esto evita sorpresas)

Todos los procesos de la firma consumen el cupo del plan del propietario, no el de cada miembro. Es decir: si el plan del propietario permite, por ejemplo, 100 procesos, esos 100 se reparten entre todo el equipo.

Lo mismo aplica a las vigilancias por nombre: consumen el cupo del plan del propietario.

⚠️ Qué pasa si el propietario baja de plan. Si la firma queda por encima del nuevo límite, NeoJurídico te muestra el impacto del downgrade antes de confirmar: cuántos procesos y vigilancias quedan sobre el límite y qué miembros quedarían inactivos. Nada se borra a ciegas — tú decides qué conservar dentro del nuevo cupo.

Paso 5: Ajusta a quién le llega cada alerta

Cada miembro puede definir de qué procesos quiere recibir alertas (su scope de notificación):

• Todos — le llegan alertas de toda la cartera visible para él.
• Solo asignados — solo de los procesos donde es responsable.
• Los míos y los que nadie lleva — sus procesos asignados más los que todavía no tienen responsable (útil para no dejar huérfano un caso nuevo).

Esto se combina con lo que configures en la lección "Configura alertas por email y WhatsApp": la visibilidad y la asignación deciden qué ve cada quien; el scope decide de qué le avisamos.

Un flujo recomendado para arrancar

1. Consolida la cartera de la firma (lección "Tu espacio Personal y el espacio de Firma").
2. Marca como Solo asignados los casos sensibles; deja en Todos los miembros los de consulta general.
3. Asigna responsables por área o por abogado.
4. Pide a cada miembro que ponga su scope de notificación en Solo asignados (o "los míos y los que nadie lleva").
5. Revisa el impacto de cupos: si vas justo de límite, sube de plan antes de crecer el equipo.

Solución de problemas frecuentes

• "Un abogado ve procesos que no debería." Cámbialos a visibilidad Solo asignados y verifica que no esté como responsable de esos casos.
• "Un abogado no ve un proceso suyo." Revisa que esté asignado como responsable y que la visibilidad del proceso lo incluya.
• "No puedo agregar más procesos a la firma." Llegaste al límite del plan del propietario. Libera cupo archivando procesos terminados o sube de plan.
• "Bajé de plan y no sé qué pasó con la cartera." El aviso de impacto de downgrade te dice qué quedó sobre el límite. Escríbenos si necesitas ayuda para reorganizarla.

¿Tienes una estructura de equipo compleja (varias áreas, muchos responsables)? Escríbenos a soporte@neojuridico.com y te ayudamos a diseñar el reparto.